Excel или собствена система: кога е време за софтуер по поръчка

Excel е напълно достатъчен, докато с данните работят един-двама души и една грешка в таблицата не ви струва пари. Време е за собствена система, когато трима или повече души пишат всеки ден в едни и същи файлове, когато въвеждате едно и също на няколко места или когато грешка вече ви е струвала поръчка. Публикуваните начални цени за система по поръчка в България са между 3 000 и 6 000 € за първа, малка версия.

Правя вътрешни системи от години, включително за банки и счетоводни фирми. В тази история Excel не е врагът. Той е най-добрият начин да разберете как всъщност работи процесът ви, преди да платите някому да го превърне в програма.

Excel не е проблемът

Таблиците са гъвкави, всички в офиса ги познават и не струват почти нищо. Техническите им граници също са далеч: според Microsoft един лист побира над милион реда. Малка фирма няма да ги стигне никога.

Проблемът идва от хората около таблицата. Двама души пишат в различни копия. Някой изтрива формула, без да забележи. Единственият, който знае как работи файлът със склада, излиза в отпуск. Обикновеният файл в споделена папка не показва ясно кой какво е променил и не пречи на никого да направи грешка, а точно това трябва на една фирма, когато порасне.

Ако сте един-двама души, преди да мислите за софтуер, подредете файла. Един лист за клиенти, един за поръчки, падащи менюта вместо свободен текст и заключени клетки с формули. Често това е всичко, което ви трябва още година-две.

Пет признака, че сте надраснали таблиците

Първият признак е папка с имена като „FINAL“, „FINAL 2“ и „актуален НОВ“. Когато трябва да питате колега кой е верният файл, вече губите време всеки ден.

Вторият е двойното въвеждане. Клиентът се записва в един файл за офертите, после в друг за фактурите, после в трети за графика. Всяко преписване е шанс за грешка.

Третият е цената на грешките. Ако веднъж сте изпратили оферта със стари цени или сте продали стока, която я няма, сметнете колко е струвало това. Често сумата е по-голяма от цената на малка система.

Четвъртият са правата. Ако искате монтажниците да виждат своя график, но не и цените, а счетоводителката да вижда фактурите, но не и бележките за клиентите, в един Excel файл това е трудно и лесно се чупи.

Петият са обажданията от типа „докъде е поръчката ми“. Ако някой в офиса прекарва час на ден да отговаря на тях, малък портал, в който клиентът сам вижда статуса, се изплаща бързо.

Между Excel и софтуер по поръчка има и готови програми

Преди да поръчате нещо свое, проверете дали някой вече не го е направил. За много фирми готовата програма е правилната следваща стъпка. HubSpot например има безплатен CRM за до двама потребители. Има и готови програми за склад, фактури и графици.

Моето правило е просто. Ако готовата програма покрива поне 80% от това, което правите, вземете нея и се нагодете за останалото. Софтуер по поръчка има смисъл, когато начинът ви на работа е част от това, с което печелите клиенти, или когато готовите програми ви карат да заобикаляте с допълнителни таблици. Тогава плащате абонамент и пак работите в Excel.

Колко струва система по поръчка

Публикуваните цени на българските фирми започват от около 3 000 €. Saitami пише, че софтуерът им започва от 3 000 €, а при 98 техни оферти най-честата цена е около 8 600 €. Webersoft дава CRM система от 3 500 € без ДДС, а Emporica от 6 000 € без ДДС, с типични проекти до 28 000 € и повече. При нас софтуерът по поръчка е от 4 000 €.

Цената зависи главно от четири неща: колко модула има системата, с колко други програми трябва да се свързва, колко различни роли на потребители има и колко данни трябва да се пренесат от старите файлове. Добавете и поддръжката: при Saitami тя е между 100 и 350 € на месец, при Emporica от 250 €. Без поддръжка една система остарява така, както и всеки сайт.

Дали тези пари са много, зависи от това колко ви струва сегашният начин. Да кажем, че двама души в офиса губят по един час на ден в преписване между файлове и търсене на верния. Това са около 40 часа на месец. Ако един работен час ви струва 10 €, губите 400 € на месец, без да броим грешките. Система за 4 000 €, която маха това преписване, се изплаща за около десет месеца. Ако сметката ви излезе 50 € на месец, останете на Excel.

Започнете с една болка, а не с цялата фирма

Най-скъпата грешка, която виждам, е опитът всичко да се направи наведнъж. Шест месеца разработка, после се оказва, че половината функции никой не ползва, а важното е забравено.

Да кажем, че фирма за климатици прави оферти в Excel, графика за монтажите в тетрадка, а склада в отделен файл. Не бих започнал с всичко. Бих започнал с офертите: клиент, продукти от каталога, цена, PDF с логото и статус „изпратена“ или „приета“. Това са няколко седмици работа. Когато екипът свикне и види ползата, приетата оферта може да създава монтаж в графика, а после и да вади стоката от склада.

Така плащате на части, всяка част върши работа веднага, а следващата я планирате вече с опита от първата. Старите Excel файлове не се изхвърлят: данните от тях се внасят в системата, а първите една-две седмици често работите паралелно, за да проверите, че нищо не се губи.

Какво да поискате, преди да платите

Първо, писмена оферта с модулите, срока и точната цена, а не „около толкова“. Второ, кодът и данните да са ваши. Ако разработчикът изчезне, друг трябва да може да продължи. Трето, възможност да изтеглите данните си във формат, който се отваря и без системата, например Excel. Четвърто, ясна уговорка за поддръжката: колко струва, какво включва и колко бързо се реагира, ако нещо спре. Пето, попитайте къде ще работи системата и колко струва сървърът на месец, за да няма изненади след пускането.

Ако някой не иска да даде кода или казва, че данните ще „живеят при тях“, помислете два пъти.

Ако се разпознавате в няколко от признаците по-горе, можем да погледнем как работите сега и да ви кажем честно дали ви трябва система, или готова програма ще свърши същото. Как работим е описано на страницата за софтуер по поръчка. Всяка оферта е писмена, а кодът остава ваш.